¿Estás liderando una startup que crece día a día? Debes saber que la organización y la planificación son dos momentos clave. Hoy compartimos todo lo que necesitas saber para crear un plan de contingencia empresarial: definición, importancia, ejemplos y pasos.
¿Qué es un plan de contingencia y por qué es tan importante?
Un plan de contingencia es una estrategia proactiva que define la respuesta que se toma ante imprevistos que te desvíen de tu plan original. Se trata de una planificación estratégica para encauzar la situación.
Un plan de contingencia empresarial, por su parte, se enfoca en los riesgos que pongan en peligro tu negocio. No hay que confundir esto con un plan de gestión de riesgos de un proyecto, el cual se focaliza en los riesgos de la planificación. Pueden existir planes de contingencia a nivel empresa, unidad de negocios, departamento o división.
Crear un plan de contingencia es una clave para el negocio, porque te permitirá continuar frente a diversos problemas, y asegurar calidad y valor ante posibles inversores.
Ejemplos de imprevistos en un plan de contingencia empresarial:
- Pérdida de un cliente importante.
- Caída de tu sistema SAAS online por más de 10 horas.
- Renuncia de un directivo clave en la organización.
- Fusión de los dos principales competidores.
- Catástrofe que deja inoperativas las instalaciones físicas por un determinado tiempo.
- Caída de un servicio online clave para el negocio, porque es muy utilizado.
- Demoras extraordinarias en las cobranzas de deudas o deudores incobrables.
Pasos para crear un plan de contingencia empresarial
- Hacer una lista de los riesgos potenciales, todos los que se te ocurran. Contempla cualquier riesgo que ponga en peligro el plan de la empresa.
2. Evaluar cada riesgo según la gravedad del impacto (alto, medio, bajo) y la probabilidad de ocurrencia (alta, media, baja).
3. Identificar los riesgos que tienes que gestionar.
Sugerencia:
- Impacto ALTO: Elaborar un plan de acción detallado y sólido, aprobado por la directiva. Hacer simulacros y compartir esta información a todos los directivos para obtener su aprobación.
- Impacto MEDIO, probabilidad ALTA o MEDIA: Elaborar un plan de acción como respuesta ante diferentes situaciones. El plan siempre debe ser sólido, pero no con la misma importancia que en el primer caso.
- Impacto MEDIO, probabilidad BAJA: Establecer medidas de respuesta generales ante cada caso.
- Impacto BAJO: No contemplar.
4. Armar el plan de contingencia para los casos antes detallados, sin olvidar incluir:
- Factores desencadenantes de la contingencia.
- Respuesta inmediata por realizar.
- Participantes y responsables de cada acción.
- Cronograma de acciones paso a paso.
5. Obtener la aprobación del plan por los directivos responsables.
6. Compartir el plan con todo el equipo (con las figuras clave: participantes y responsables). Con respecto al resto, comunica la parte que afectaría a cada uno.
7. Revisar el plan periódicamente para asegurar su vigencia. Almacena dicho plan en más de un espacio conocido.
8. Revisar con cierta periodicidad si existen nuevos riesgos que ameriten crear nuevos planes.
En conclusión, elaborar un plan de contingencia empresarial te facilitará tener presente las medidas correctivas que necesites llevar a cabo para prevenir cualquier riesgo en el negocio. Recuerda siempre que el impacto y la probabilidad de cada imprevisto son las variables clave sobre las que decidir y accionar.
